ARQ+CC

Estudio de Ofertas con ARQ+CC

El módulo de Estudio de Ofertas de ARQ+CC permite abarcar una parte muy importante del proceso de gestión de la realización de una obra. Una de las muchas ventajas del módulo Estudio de Ofertas es que los datos del estudio se añaden a los datos originales de presupuesto y el resultado de las adjudicaciones pasan de forma natural a formar parte del control de costes del proyecto.

Esto permite compartir mucha información y facilita enormemente el trabajo.

Desde un punto de vista general el proceso de gestión de un proyecto se puede dividir en los siguientes apartados:

  • Descripción del proyecto en partidas con sus mediciones, presupuesto.
  • Estudio del coste de un determinado proyecto.
  • División del proyecto en distintas partes para ser contratadas a terceros. Análisis de las distintas ofertas y adjudicación a la más conveniente.
  • Seguimiento de la ejecución (control de costes). Se usan los datos de adjudicación de las subcontratas.

En muchos casos estos distintos apartados son realizados por distintas empresas o por distintos grupos de personas. Podríamos decir que cada parte del proceso parte de unos datos iniciales para añadir a ellos más información. Parte de esta información se pasa a la empresa o las personas encargadas de realizar otro tipo trabajo sobre el mismo proyecto.

El entorno general de trabajo es el mismo programa ARQ+CC, sobre los mismos ficheros donde se realizan los presupuestos, certificaciones y el control de costes. De esta forma, no solamente los datos del presupuesto pueden ser de mucha utilidad para definir los ramos, además, los datos resultantes de las adjudicaciones de los ramos podrán ser utilizadas inmediatamente en el control de costes del proyecto

División del proyecto en ramos

El módulo Estudio de Ofertas permite comparar ofertas sobre partes del proyecto. A estas partes en que dividiremos el proyecto las llamamos ramos. Cada ramo agrupa una serie de recursos de un proyecto. Por ejemplo, podemos incluir en un ramo todos los ladrillos del proyecto para su compra a algún proveedor. También es posible que un ramo contenga todos los recursos utilizados en la realización de ciertas tareas (por ejemplo todas las instalaciones).

El primer paso para la petición de ofertas sobre un proyecto es decidir de que forma queremos dividir este en ramos. Para definir los recursos que han de formar un ramo, simplemente hay que arrastrar al ramo los elementos de la vista elementos o del árbol del proyecto. Es posible indicar que queremos que un ramo contenga un capítulo concreto, arrastrando desde el árbol del proyecto ese capítulo sobre el ramo. Para indicar que el ramo ha de contener todas las apariciones de un elemento solamente hay que arrastrar este sobre el ramo desde la vista elementos.

Al definir un ramo hay que tener en cuenta que las ofertas que recibamos serán sobre todo el ramo, y que este será adjudicado como un paquete a un único proveedor.



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Figura 1: Vista principal del Estudio de Ofertas.

Edición de las cantidades e importes de estudio

Cuando ya tenemos un ramo definido podemos realizar su estudio. Esto consiste en introducir los precios y cantidades que manejará internamente la empresa que quiere contratar el ramo. Sirven para hacer una estimación interna sobre el importe de ese ramo para poder comparar con las ofertas que se recibirán.

Los precios, cantidades e importes del estudio son unos datos paralelos a los de presupuesto. Al insertar un nuevo recurso en un ramo se le pone como precio, cantidad e importe de estudio los mismos datos que tenía en presupuesto. Posteriormente esto puede ser modificado por el encargado del estudio del ramo.

Aprobación del estudio

En muchas empresas los datos del estudio de un ramo han de ser aprobadas por un responsable de supervisar el proceso. Luego conviene poder asegurar que los datos introducidos no serán modificados. ARQ+CC ofrece dos herramientas que permiten hacer esto de forma eficaz y segura: la firma digital y el intercambio de datos por correo electrónico con ARQMail.

Para que un ramo tenga su estudio aprobado es necesario que sus datos estén firmados digitalmente por el encargado del estudio y por el responsable de su aprobación.

El proceso es el siguiente: cuando el encargado de un ramo termina el estudio, firma digitalmente los datos introducidos. Luego envía por correo esos datos al responsable de la aprobación del ramo para que los apruebe. Si el responsable está conforme responde al correo con otro que contiene su firma digital sobre estos datos. Este correo con la firma digital del responsable se incorpora automáticamente al proyecto.

Envío de los datos del ramo a distintos ofertantes

El siguiente paso consiste en enviar los datos del ramo a distintos proveedores para que nos den sus ofertas. El intercambio de información se realiza de forma automática a través de ARQMail. los datos del ramo se envían por correo electrónico en un fichero en formato ARQMail (XML) y Excel. El proveedor puede introducir los datos de su oferta directamente desde el gestor de correos de ARQMail (ver Figura 2) o editando el formulario Excel.



![](http://www.am2.es/am2/es/docs/ARQCC/img_EstudioOfertas/FormularioExcel.gif)

Figura 2: Formulario Excel a rellenar por los ofertantes.

Las respuestas del proveedor se incorporan automáticamente a los datos del ramo.

No es necesario introducir manualmente las distintas ofertas. De esta forma el proceso se hace muy ágil y se evitan posibles errores y confusiones al introducir los datos de los ofertantes.

Comparación de las ofertas

El programa permite comparar las distintas ofertas en distintas vistas en pantalla o en varios listados comparativos.

En pantalla podremos ver un resumen de los datos de los distintos ofertantes, con sus importes totales y su comparación con los datos del estudio. También podremos ver en otra vista los detalles de cada oferta, con los posibles comentarios introducidos por el ofertante sobre cada recurso. Es común que cada proveedor sugiera algunas variantes sobre los datos de la oferta que ha recibido, por ejemplo sustituyendo algunos materiales por otros similares, etc. El programa ofrece textos para que cada proveedor pueda introducir comentarios sobre cada recurso que compone el ramo así como sobre la oferta en general. Todos estos elementos podrán ser tenidos en cuenta para la selección de la oferta a la que se quiere adjudicar el ramo.

Aprobación de la Adjudicación

La adjudicación del ramo a algún ofertante se divide en dos pasos:

1.El encargado del análisis de las ofertas recibidas hace una propuesta de adjudicación del ramo. Al hacer esto firma digitalmente los datos de las distintas ofertas para que estos no puedan ser modificados posteriormente.

2.Luego envía esta propuesta al responsable de la aprobación de la adjudicación. Si este está conforme firma la aprobación con su firma digital.

Un ramo se considerará que está adjudicado cuando los datos de su adjudicación tiene la firma de un responsable autorizado.

Seguimiento de la adjudicación. Creación de pedidos

Cuando una parte de un proyecto ha sido adjudicada a algún proveedor externo a través de un ramo, el programa crea un pedido que refleje lo acordado en la adjudicación.

El seguimiento de la realización del ramo se hace utilizando ARQ+CC - Facturas. Esto incluye convertir partes del pedido en albaranes y facturas asociados a partes de obra del control de costes.

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