Organización del control de costes

Conceptos básicos

Para realizar el Control de Costes de un proyecto, éste se divide en Tareas que se controlaran individualmente. Cada Tarea es el foco de atención del control.

Normalmente las Tareas se agrupan por temas del modo que convenga: son los Grupos de tareas, que solamente acumulan los resultados de varias de ellas.

Cada Tarea, para ser realizada, requiere una serie de Recursos, necesarios en cantidades diversas. Estos Recursos pueden ser de distinto tipo: mano de obra, material, maquinaria, subcontrata.

La división en Tareas y Recursos puede tener muy distintas características, según la finalidad del análisis; ésta depende sobre todo del tipo de implicación que tenga el analista en el proceso de producción.

Para las tareas que utilicen recursos propios (personal, materiales, maquinaria,..), si se desean datos detallados, la estructuración del control deberá ser detallada. Por el contrario, para las actividades que se engloben en una subcontrata, la estructuración del control será normalmente muy simplificada.

Tanto en las Tareas como en los Recursos, consideraremos tres tipos de valores:

• Los valores de Proyecto (previstos o teóricos): precio, cantidad e importe previstos para la realización del proyecto

• Los valores de Ejecución (reales): cantidad e importe realmente gastados, acumulados hasta un momento dado, y precio unitario resultante.

Algunos Recursos, normalmente los de tipo material, se almacenan; en este caso, el momento de la compra difiere normalmente del momento del consumo en obra. Ello conlleva la aparición del concepto de Existencias (o Stock).

También para las Existencias consideramos dos tipos de valores:

• los valores de Previsión (teóricos): precio unitario, cantidad total e importe previstos, que sirven de referencia.

• los valores de Ejecución (reales): precio medio ponderado, cantidad en existencia, y su importe, o valoración, correspondiente.

Todos estos conceptos necesarios para la organización del control de costes se analizarán detalladamente, estableciendo un modelo que permite un tratamiento informático adecuado de la generalidad de los casos que se presentan para el control de costes para la Construcción.

Relación con el Presupuesto

El Control de Costes se organiza de la misma manera que un Presupuesto, y normalmente, un Presupuesto es el punto de partida para el Control de Costes.

De un presupuesto bien hecho se puede deducir una estructuración en tareas y recursos, apta para ser directamente utilizada, o fácilmente adaptable mediante pequeñas modificaciones.

Para un control detallado se establece una correspondencia como sigue:

• capítulo > grupo de tareas

• partida de obra (P.O.) > tarea

• componentes (de la P.O.) > recursos

A partir de un presupuesto en formato de intercambio (FIE-BDC3) mediante la función Importar, obtendremos el presupuesto en el formato del programa para trabajar con él.

También se puede ir creando la estructura de Tareas y Recursos sobre la marcha, a medida que van apareciendo.

Elementos

El Elemento es la unidad básica de información de los archivos de Control de Costes. Corresponde al Elemento (o Concepto) de los archivos de presupuestos y BD.

Se identifica por su código, y tiene los datos siguientes:

• Código (identificador, sin duplicados)

• Unidad de medida

• Resumen

• Texto

• Precio unitario

El código es un dato identificador esencial; para evitar confusiones, no se permiten elementos distintos con un mismo código.

El código se utiliza para la ordenación de los elementos, por tanto el usuario debería mantener un criterio coherente en la codificación de los nuevos elementos. De todos modos, el código siempre se puede cambiar sin más limitaciones que su unicidad dentro de un mismo archivo.

Al trabajar con varios archivos, el código es también la referencia esencial para reconocer y comparar elementos.

La unidad y el resumen dan una visión abreviada del elemento, y el texto, su descripción precisa. El precio sirve de referencia; en particular, da el precio previsto (teórico) a los recursos, y a partir de ellos se calcula el presupuesto de control previsto.

Más adelante veremos cómo diversos objetos que manejaremos en el CC se asocian necesariamente a un Elemento, y utilizan sus datos. Por ejemplo, las tareas, los recursos, las existencias del almacén,... tienen un elemento asociado, y de él obtienen código, unidad, resumen y texto.

Tareas y Recursos

El Control de una obra se efectúa por Tareas.

Una Tarea es una actividad elemental en que se descompone una Obra. Es la entidad básica de producción y control.

Cada Tarea tiene un elemento asociado, y de él obtiene su código, unidad de medida y texto resumen.

Además de la información de su elemento asociado, las tareas tienen:

• Resumen propio (complementario del resumen del elemento asociado).

• Código contable.

• Valores de proyecto o previstos (teóricos): precio, cantidad total, e importe total.

• Valores de ejecución (reales): precio medio, cantidad ejecutada total, e importe total. El precio medio se obtiene como cociente de importe entre cantidad.

Las Tareas se agrupan en una estructura jerárquica (árbol) de Grupos de tareas hasta el Grupo Raíz, que comprende el conjunto de la obra a controlar.

La ejecución de las Tareas se realiza utilizando Recursos. Para cada Tarea se definirá su descomposición en Recursos prevista (o teórica).

Veamos un ejemplo de una tarea. Supongamos que en alguna posición del árbol de Tareas hemos previsto la ejecución de m2 de tabique de ladrillo hueco. Una especificación de la tarea sería:

Los valores de ejecución (o reales), inicialmente a cero, se van actualizando a medida que se introduzca la información de seguimiento (partes de obra).

En correspondencia a la cantidad total prevista de 97,75 m2 tiene la siguiente descomposición en recursos (valores previstos):

Como se ve, se utilizan los valores totales, que son los rendimientos unitarios multiplicados por la cantidad total de la tarea.

Los recursos

son recursos materiales que se controlarán normalmente a través de su stock en almacén, como se verá más adelante.

El recurso % sirve para que el precio unitario previsto de la tarea pueda cuadrar exactamente con el de presupuesto. Su importe cubre, en principio, las diferencias por el importe de los incrementos en % (medios auxiliares o coste directo complementario) y las debidas a redondeos.

El árbol de Tareas y Recursos, con sus valores previstos, determinan un Presupuesto Previsto, con unas cantidades y unos importes que servirán de referencia.

El Presupuesto Previsto es, además, la Estructura de Control. Esta estructura puede variarse libremente para adaptarla a las distintas necesidades del usuario, tanto en la preparación inicial como durante el desarrollo del CC. Sólo se imponen restricciones lógicas, como por ejemplo, no se podrá borrar una tarea o un recurso con consumos asociados.

La estructura de Control debe reflejar, desde el inicio, la organización de Control deseada. En el transcurso de los trabajos puede variarse para recoger nuevas tareas imprevistas, y variaciones en los recursos utilizados.

La estructura de Control condiciona, como es lógico, el seguimiento y los resultados del control, como se verá en los apartados correspondientes. De momento señalaremos a este respecto:

• sólo se podrán abrir partes de ejecución sobre tareas existentes en la estructura de control.

• los consumos deberán atribuirse a recursos existentes en la estructura de control.

• la descomposición prevista en recursos de una tarea (definida en la estructura de control) posibilita la imputación automática de consumos, facilitando enormemente las tareas de seguimiento.

Al definir la estructura de Control se van introduciendo los valores previstos. Los valores previstos pueden editarse según se necesite; el programa impide eliminar objetos de la estructura que soporten información detallada.

Los valores reales, por el contrario, no son editables directamente. Son acumuladores que reflejan, en cada momento, el estado real de la ejecución, totalizando las cantidades y los importes correspondientes a los consumos efectuados.

Como veremos en su momento, la modificación (edición) de la estructura de Control se puede hacer detalladamente, insertando o borrando tareas y recursos, y variando las cantidades previstas asociadas. Pero también hay operaciones de copia que permiten, a partir de un archivo de presupuesto, crear un subárbol de tareas y recursos. De hecho, el modo más habitual de iniciar el CC es crear una estructura de Control completa a partir de un presupuesto.

El Almacén

El Almacén es una estructura complementaria que se crea para una forma específica de control, que es habitual en los recursos cuyo elemento asociado es de tipo material.

A diferencia de otros, estos recursos se compran y almacenan hasta el momento de su consumo. Con ello aparece un remanente, las llamadas Existencias (o Stock) de ese producto 'material'.

Cada Existencia tiene un elemento asociado, y de él obtiene su código, unidad de medida y texto resumen.

Además de la información de su elemento asociado, los stocks tienen:

• Valores previstos: precio, cantidad total e importe total.

• Valores reales: precio medio ponderado, cantidad total en existencias, valoración actual. La valoración actual se obtiene del producto del precio medio ponderado actual por la cantidad en existencias. Más adelante se verá el proceso de obtención del precio medio ponderado.

Llamamos Almacén al conjunto de todas las Existencias.

En la práctica habitual, el control de 'materiales' por almacén se hace combinando las tres acciones siguientes:

Este comportamiento se instrumenta en el programa de CC a través de los movimientos de almacén.

Cada stock del Almacén tiene asociada la información de sus movimientos. Estos movimientos pueden ser de tres tipos:

compra/venta: incrementa/ decrementa la cantidad en existencias, y actualiza el precio medio ponderado.

consumo: disminuye las existencias en la cantidad consumida; el importe del consumo se imputa según el precio medio ponderado actual.

regularización: (de material) ajusta las existencias del 'material' a una cantidad determinada, que procede del recuento de ese material. Las diferencias en cantidad se distribuyen proporcionalmente entre los consumos de ese 'material' desde la última regularización. Las diferencias en importe también se distribuyen como es lógico; los criterios empleados para regularizar importes se precisarán más adelante.

El modelo de tratamiento del almacén puede aplicarse a cualquier recurso, con independencia de su tipo, aunque es apropiado para los de tipo material. Para los recursos humanos y de maquinaria se utilizará preferentemente el tratamiento de los medios concretos, que se verá más adelante.

Cuando se importa información de un presupuesto, el programa genera, para cada elemento de tipo material asociado a un recurso, el correspondiente elemento de almacén (stock), con su cantidad a cero, y precio, el de presupuesto.

Medios de producción

El término 'recurso' lo hemos empleado aquí siempre en sentido genérico; por ejemplo,

Se refieren genéricamente a cualquier oficial de 1ª, peón especializado, o a cualquier grúa de 80 t.

En el control de costes detallado se necesitará más concreción, que tendremos a través de información suplementaria.

Para ello, cada elemento puede tener asociados Medios de producción concretos, o simplemente Medios. (Preferimos reservar el término 'recurso' para los 'recursos genéricos', aunque este concepto corresponde a la idea de 'recurso concreto').

Por ejemplo, asociados a los elementos indicados, podríamos tener los siguientes medios (respectivamente):

para los que hemos indicado un nuevo código propio, un texto resumen adicional, y entre paréntesis, un proveedor. También pueden tener información de tarifas (precios actuales de suministro).

Concretando, cada Medio está en relación a su elemento asociado, y con él tienen un código, unidad de medida y texto resumen.

Además, los Medios tienen la siguiente información:

• Código propio: para facilitar identificación y referencia rápida.

• Resumen propio: descriptivo.

• Referencia a proveedor: persona o entidad que suministra el medio.

• 3 tarifas: normal, extra, destajo.

La utilización sistemática de Medios simplifica la confección de Partes de Ejecución detallados, y permite obtener información específica acerca de la relación con proveedores, como veremos en su momento.

Proveedores y Entidades

El programa ARQ+CC ofrece un sistema muy potente para manjar la información de las diferentes personas y empresas que han intervenido de alguna forma en asuntos relacionados con la gestión de un proyecto. Estas personas o empresas son representadas en ARQ+CC por el concepto de Entidad.

Una entidad puede desempeñar las siguientes funciones dentro de un proyecto de ARQ+CC:

• Proveedor: es la persona o sociedad que suministra materiales o medios.

• Ofertante: persona o sociedad que ha realizado ofertas sobre algún ramo del proyecto.

• Firmante: persona que ha firmado digitalmente algún dato del proyecto.

Cada proyecto de ARQ+CC incluye la lista de entidades que han intervenido en él de alguna forma. Además existe una lista general de entidades que se manejan a través del Gestor de Entidades. Consulte en manual sobre el Gestor de Entidades para más información.