Introducir certificaciones con PDA
Introducción
La importación, exportación a PDA de certificaciones es una manera rápida de poder introducir a pie de obra las certificaciones, e incorporarlas al proyecto sin riesgo de traspapelar o equivocarse en la introducción de las mismas.
El programa exporta los proyectos utilizando un formato de Excel diseñado para poder trabajar en la PDA. La mayoría de dispositivos PDA, Palm y Pocket PC llevan preinstalado el software necesario para poder trabajar con estos ficheros.
Una vez introducidas las nuevas mediciones en el PDA estas son importadas nuevamente en el presupuesto con las nuevas mediciones de certificación.
Directorios iniciales
Primero explicaremos una serie de términos que utilizaremos más adelante:
Directorio base PDA: Es el directorio que contendrá las exportaciones de todos los proyectos. Conviene asignar como directorio base una carpeta del directorio compartido PDA – Ordenador.
Directorio PDA de un proyecto: Es el directorio que contendrá los ficheros EXCEL de un proyecto determinado. Este directorio suele ser el directorio base PDA más el nombre del proyecto en cuestión.
El programa ARQ+CC permite definir el Directorio base PDA dentro de las Opciones generales, solapa Varios, apartado Directorio base PDA.
Cuando deseamos exportar las certificaciones de un proyecto nuevo, el programa ARQ+CC indica por defecto el directorio Base PDA más el nombre del proyecto.
Ej: Si el proyecto es 09930.cc y el directorio base PDA es C:\DirectorioCompartidoPDA\Proyectos, el programa por defecto nos selecciona el directorio C:\DirectorioCompartidoPDA\Proyectos\09930
Exportación de certificaciones a Excel
El primer paso es crear los ficheros EXCEL sobre los que vamos a trabajar.
Para ello, abrimos el proyecto sobre el cual deseamos crear nuevas mediciones de certificación. Nos situamos en el menú Importar-Exportar, submenú PDA y seleccionamos Exportar certificaciones. A continuación se mostrará el diálogo siguiente:
Este diálogo nos permitirá seleccionar el directorio destino donde se generarán los ficheros EXCEL. Como se explicó anteriormente este directorio será el directorio base PDA más el nombre del proyecto.
Al pulsar sobre el botón Aceptar se crearán los ficheros EXCEL en el directorio indicado.
Ficheros Excel
Los ficheros EXCEL generados tienen un formato que hace que se puedan introducir las nuevas mediciones de certificación de manera rápida, desde un nivel de generalización alto (Cantidad nueva total por partida), hasta el nivel más detallado (Líneas de medición).
El programa genera un fichero EXCEL por cada capítulo terminal (capítulo con partidas). El fichero generado por capítulo tiene como nombre “A –B.xls” dónde A es el orden del capítulo dentro del proyecto y B es el código del capítulo.
Ej:
MOV es el primer capítulo del proyecto.
Nombre de fichero generado: 01 - MOV.xls
Cada fichero EXCEL tiene varias hojas de cálculo.
La primera de ellas es el resumen del capítulo al que hace referencia el fichero, mientras que las siguientes hojas son las partidas del capítulo.
Los campos editables están marcados en color azul.
Hoja resumen de capítulo:
En esta hoja, podemos ver la fecha de generación del fichero al inicio de la hoja. A continuación una cabecera indicando el nombre y tipo de los campos y por fin el resumen del capítulo con sus partidas y una línea de totales.
Hoja partida:
Existe una hoja con este formato para cada partida del capítulo.
En esta hoja tenemos al inicio un enlace a la hoja de capítulo (Índice). Después una descripción ampliada de la partida con resumen, texto y precios incluidos. A continuación tenemos los valores totales de certificación, y por último los detalles de líneas de medición.
Si al exportar hubiéramos seleccionado Exportar con certificaciones existentes, entre los valores totales de certificación y las mediciones de certificación, tendríamos las líneas de certificación previas existentes en el proyecto. Estas líneas estarían a nivel informativo, no serían editables.
Dentro de los valores totales de certificación distinguimos tres tipos:
Hasta certificación anterior acumulada (A): Sería el valor actual (Hasta el día de generación del fichero) de la certificación sin contar las nuevas cantidades introducidas.
Nueva certificación parcial (B): Sería el valor certificado parcial nuevo introducido bien directamente en este campo o bien calculado a partir de la suma de las líneas de medición detalladas.
Nueva certificación acumulada. Sería el valor de sumar A+B, o bien se puede introducir directamente el valor acumulado de las certificaciones en este campo.
Dentro de las mediciones de certificación distinguimos los siguientes campos editables:
Comentario: Descripción de la línea de medición.
Num: Número de la línea de medición
Dim1,Dim2,Dim3: Dimensiones de la línea de medición.
Nota: el programa permite introducir las mediciones de certificación de cada partida de tres formas distintas:
Certificación parcial sin desglosar
Certificación acumulada sin desglosar
Certificación parcial desglosada en líneas de medición.
Si introducimos valores discordantes en estos campos el ARQ+CC lanzará un aviso durante la importación de las certificaciones.
Introducción de certificaciones a través del PDA
Desde el PDA, abrimos el explorador de ficheros, y en la carpeta compartida buscamos la carpeta que exportamos. Luego abrimos el fichero del capítulo sobre el cual deseamos introducir las nuevas mediciones de certificación e introducimos las nuevas cantidades. Para ello disponemos de varias maneras de hacerlo:
Desde la hoja de capítulo, introduciendo directamente la cantidad acumulada nueva en la partida.
Desde la hoja de cada partida introduciendo directamente el total de cantidad certificada parcial nueva.
Desde la hoja de cada partida introduciendo el total de cantidad certificada acumulada.
Desde las líneas de medición introduciendo las nuevas líneas de medición parciales nuevas.
Una vez el usuario haya introducido las nuevas cantidades de certificación, copiará los ficheros EXCEL a su sitio original sobrescribiendo los anteriores.
Importación de certificaciones en ARQ+CC
Para importar las certificaciones en el programa debemos ir al menú Importar-Exportar, submenú PDA y seleccionar Importar certificaciones.
Seleccionamos el directorio origen donde están los ficheros EXCEL y pulsaremos sobre Aceptar. A continuación se mostrará un diálogo de progreso y pasaremos a visualizar las certificaciones parciales que el programa haya leído de los ficheros EXCEL.
Puede pasar que por equivocación, el usuario haya editado dos cantidades diferentes de una partida y que éstas entren en conflicto. El programa se dará cuenta y nos mostrará un mensaje indicando las cantidades conflictivas y nos permitirá seleccionar cuál es la correcta.
Una vez leídos los ficheros EXCEL se muestra el siguiente diálogo.
En este diálogo se pueden ver las certificaciones nuevas leídas de los ficheros EXCEL, así como sus detalles de líneas. Si son correctas, simplemente pulsando sobre el botón Aceptar se procederá a la inserción en el proyecto.
Esta inserción se puede realizar sobre un nuevo hito o sobre un hito ya existente. En la parte superior del diálogo se puede seleccionar Insertar en un nuevo hito, o por el contrario seleccionar un hito ya existente para insertar estas nuevas certificaciones.
Nota : Si a la hora de leer las certificaciones nuevas de los ficheros EXCEL se produjera algún error, se mostraría en esta misma ventana en una solapa de avisos. Si se llegan a mostrar errores, es conveniente ver el motivo de ellos y repararlos antes de importar las certificaciones. Los errores de lectura se suelen producir al modificar datos que no son editables. Por lo tanto, debemos estar atentos a modificar solo los campos editables (los que tienen fondo azul en EXCEL).