Importación de Excel

Importación de Excel

La versión 2009 de ARQ+CC incorpora una nueva funcionalidad que permite importar presupuestos completos desde Excel. Además es posible configurar la importación que se adapte a diferentes organizaciones de los datos en Excel.

Se permite importar la siguiente información:

  • Estructuras jerárquicas de capítulos / partidas / recursos. Se importan los campos de Código, Tipo, Unidad, Resumen, Precio, Cantidad, Importe y Texto.
  • Mediciones de las partidas.

La importación funciona de la siguiente forma:

  • Primero seleccionamos en Excel los datos a importar y los copiamos al portapapeles
  • Luego abrimos el proyecto de ARQ+CC (o creamos un proyecto nuevo) y hacemos un pegar en el lugar donde queramos hacer la copia.
  • Nos aparecerá un diálogo mostrando los datos que se van a copiar. En este diálogo podemos modificar la configuración de la importación.
  • Finalmente copiamos los datos a ARQ+CC.

A continuación explicaremos cada paso con más detalle.

Selección de los datos a importar

Vamos a empezar con el siguiente ejemplo de fichero Excel:

El fichero contiene los siguientes tipos de línea:

  • Cabeceras con el título del presupuesto y nombre de las columnas
  • Una línea con la raíz del proyecto (en negrita con fondo azul fuerte)
  • Los capítulos (en negrita con fondo azul claro)
  • Las partidas de cada capitulo (en negrita)
  • Los recursos de cada partida
  • Líneas con subtotales

Las dos primeras columnas serán muy importantes para la importación, ya que la primera nos indica el código de los elementos y la segunda de que tipo son (capítulo, partida,…).

Observamos que el fichero no tiene información de mediciones ni el texto ampliado de los elementos, por tanto estos datos no se podrán importar.

A continuación seleccionamos la parte del Excel que deseamos insertar en nuestro proyecto:

No hemos incluido la cabecera, ya que esta no tiene datos para importar. Por otro lado hemos incluido en la selección las líneas con subtotales, aunque estas tampoco tengan datos. La aplicación sabrá que no debe incluir estas líneas, ya que tienen la columna código vacía.

Diálogo de configuración de la importación

A continuación creamos un proyecto nuevo de ARQ+CC, nos situamos sobre la raíz de directos, donde queremos copiar los elemento y hacemos un pegar (ctrl. + P).

Se nos mostrará el siguiente diálogo con los datos a copiar:

Si ampliamos la imagen veremos que la aplicación ha interpretado correctamente los datos a importar (que se muestran en verde) al no incluir las líneas de subtotales.

Veamos las columnas de la tabla:

Primero empieza con estas tres:

  • N: número de línea de la selección del Excel.
  • Tipo: tipo de dados de la selección. Aunque en todos diga partida la aplicación tratará de interpretar luego si se corresponde a un capítulo o a un recurso.
  • Activa: indica si se importará la línea. Vemos que como debe ser las líneas de subtotales no están seleccionadas.

A continuación se muestran las columnas correspondientes a la selección de Excel.

En la cabecera se muestra como piensa interpretar la aplicación los datos de esas columnas.

Si nos fijamos bien y comparamos con el Excel de partida, veremos que hay un error en el orden de las columnas, ya que la aplicación tiene

Y el orden de las columnas de Excel era

Es decir el orden de las columnas precio y cantidad está intercambiado.

Podríamos arreglar esto modificando el Excel, pero veamos como podemos modificar la configuración de la importación desde ARQ+CC para que el orden de las columnas coincida.

Modificando la configuración de la importación

Para modificar la configuración de la importación pulsemos el botón “Mostrar opciones de importación”. El diálogo mostrará el siguiente aspecto:

La nueva tabla permite definir como debe interpretar la aplicación las columnas del Excel para cada tipo de línea.

Existen tres posibles tipos de línea:

  • Partidas
  • Partidas (2ª línea)
  • Mediciones

Como nuestro Excel no contiene mediciones y muestra todos los datos de cada elemento en una sola línea solamente necesitamos utilizar el primer tipo de línea “partidas”. Más adelante mostraremos un ejemplo que utilice los tres tipos de líneas. De momento dejamos solamente activado el primer tipo.

Ahora debemos modificar el contenido de las columnas para este tipo de líneas: en la columna donde está indicado el precio debemos indicar la cantidad y viceversa. Para ello pulsamos sobre la columna precio y en el desplegable que aparece seleccionamos “ Cantidad” y pulsamos Enter.

Vemos que la columna pasa a indicar la cantidad y que la siguiente columna se muestra vacía. En la tabla inferior con los datos a importar también se muestran las modificaciones.

Luego desplegamos las opciones de la columna que antes tenía la cantidad y seleccionamos la opción “Precio”.

Ahora ya podemos proceder a importar los datos a nuestro proyecto. La siguiente imagen muestra el resultado de la importación

Observemos que la aplicación ha importado correctamente la estructura jerárquica de capítulos, partidas y recursos.

Importación de presupuestos con mediciones y textos ampliados

La importación anterior fue bastante sencilla, pero el Excel de partida no tenía una información muy completa, ya que no contenía mediciones ni texto ampliado de las partidas. Veamos ahora otro ejemplo de Excel con más información (naturalmente estos Excel han sido generados con la función Exportar a Excel de ARQ+CC).

Si ampliamos la imagen y observamos detenidamente los datos de este Excel veremos que es como el ejemplo anterior con las siguientes modificaciones:

  • Después de cada partida añade una línea con el texto ampliado de la partida.
  • Después de las componentes de la partida añade varias líneas con sus mediciones.

Si copiamos los datos del Excel y los pegamos sobre un proyecto nuevo se nos mostrará el siguiente diálogo de importación

Vemos que la aplicación no está detectando las líneas del Excel correspondientes a los textos ampliados ni a las mediciones. Esto es normal, si recordamos que estas estaban desactivadas en las opciones de importación.

Vamos pues a modificar otra vez la configuración de la importación para que pueda leer estos nuevos datos. Primero activamos la segunda línea de importación “partidas 2ª línea” y movemos el campo texto para que quede en el lugar donde se encuentra en el Excel, debajo del texto resumen:

Luego activamos la línea de “mediciones” y configuramos las columnas para que coincidan con la posición de las columnas para las mediciones. El orden que debemos configurar es el siguiente:


5 6 7 8 9 Comentario Núm. Partes Iguales Dim 1 Dim 2 Dim 3


Ahora la aplicación también lee las mediciones

Observar lo siguiente:

  • no hay que especificar la columna de subtotal, ya que este es calculado.
  • también debemos configurar correctamente las columnas de cantidad y precio de las partidas, a continuación de las de mediciones (el importe también es calculado).

La siguiente imagen muestra el resultado de la importación, con estructura jerárquica de capítulos, partidas y recursos, mediciones de las partidas su texto ampliado.

Conclusión

Esperamos que estos ejemplos hayan podido mostrar la flexibilidad de las importaciones desde Excel a ARQ+CC.

Añadir también que la aplicación recuerda la última configuración de Excel definida y que también es posible guardar diferentes configuraciones de importación para utilizarlas posteriormente.