Seguimiento de la producción

Seguimiento de la producción

Partes de Ejecución y Consumos

Toda la labor de seguimiento, que establece la relación entre la producción y sus consumos, se refleja a través de los Partes de Ejecución (en construcción, Partes de Obra).

A lo largo del proceso de ejecución, para cada Tarea, se irá anotando la medición ejecutada, e imputando los Consumos de los diferentes Recursos utilizados, con sus cantidades e importes. De esta forma se irán teniendo, en cada momento y para cada tarea, las cantidades de recursos realmente consumidos, así como los costes reales de ejecución.

Los clásicos 'partes de obra' escritos, que cuantificaban los datos de medición ejecutada de una partida, y los consumos empleados, son el modelo que aproximadamente se ha seguido.

Cada Parte lo entendemos en relación a una sola tarea.

Los datos que constituyen la información de un Parte son:

  • Fecha.

  • Identificador: para distinguir partes, en particular si hay varios de la misma fecha sobre la misma tarea.

  • Comentario: texto resumen descriptivo.

  • Cantidad: la fracción de tarea ejecutada en ese parte.

  • Importe: el correspondiente importe; no se asigna directamente, se deduce de los importes de los consumos realizados.

  • Consumos: los utilizados para la producción indicada; los consumos pueden ser de varios tipos; cada consumo tiene, a su vez, varios datos.

Los datos que constituyen la información de un Consumo son:

  • Recurso (genérico): al que se carga el consumo; se da su código, unidad y texto resumen.

  • Medio (concreto) utilizado: código, descripción.

  • Tipo de consumo: normal, extra, destajo o regularización.

  • Precio: resultante del consumo (importe dividido por cantidad).

  • Cantidad: del recurso consumida en la ejecución (real o estimada).

  • Importe: coste de ejecución (real o estimado) del consumo.

Por ejemplo, para una tarea

    precio cantidad importe
EFFC41aaa Tabique de LCH 25x12x4 c/mcto 1779 97.750 173897
1635 15.000 24532

(los valores son los previstos arriba, y los de ejecución actuales debajo), se establece el parte de ejecución siguiente:

Parte: 10/12/94 Cantidad: 5.000 Importe: 7911

Con los 4 consumos siguientes:

          precio cantidad importe
1 MOOA.1ª h Oficial 1ª construcción    
  P01 N Juan Pérez   1890 2.100 3969
2 MOOA.1e h Peón especializado construcción    
    Ex     1500.00 1.100 1650
3 PBPM.1ea m3 Mortero cto 1:6 a mano      
  PBPM.1ea N ALMACÉN   11925.00 0.040 477
4 PFFC.1ac ud Ladrillo hueco sencillo 25x12x4·    
  PFFC.1ac N ALMACÉN   11.00 165.000 1815

Como se puede ver, cada consumo indica en la 1ª línea el recurso asociado, y en la 2ª el medio concreto (opcional) y los valores del consumo.

El consumo 1 utiliza un medio concreto, el P01, con tipo de consumo Normal. Para el consumo 2 no se indica ningún medio, pero se indica un tipo de consumo Extra.

Los consumos 3 y 4 se indican con cargo al Almacén; ello lleva aparejado lógicamente la disminución del stock correspondiente en la misma cantidad e importe.

El importe total del parte (en este ejemplo, 7911) es, necesariamente, la suma de importes de los consumos.

Los consumos de almacén se suelen imputar estimativamente, proporcionalmente a los recursos unitarios previstos, ya que se controla más fácilmente el stock remanente, como se explicó en el apdo.1.2.5.

La introducción de datos de cantidades e importes estimados puede ser muy útil, pero introduce una cierta distorsión, disminuyendo la validez del control. Para compensar los desajustes, se deben efectuar regularizaciones una vez se conocen los datos reales.

Una vez preparada la estructura del CC, la labor de seguimiento pasa fundamentalmente por la introducción de Partes.

Para introducir los Partes, lógicamente se selecciona la tarea correspondiente, y se imputa, para cada recurso utilizado, las cantidades e importes consumidos.

Opcionalmente, puede detallarse el medio concreto utilizado; si se usa un medio, se podrá utilizar su información de tarifas y proveedor.

Un caso especial se produce si el medio empleado procede del almacén. Entonces el precio está determinado, de acuerdo con el flujo de compras y consumos, y no será posible variarlo.

A veces es necesario, o simplemente conveniente, hacer imputaciones provisionales de ciertos consumos; posteriormente, cuando se dispone de toda la información, se revisarán aquellas imputaciones a los valores definitivos.

Dos son los casos más habituales:

  1. Cuando se usan materiales del almacén.

  2. Cuando el precio definitivo de un medio concreto no se conoce sino a posteriori.

Para ambos casos se prevén unas funciones de regularización, que veremos en detalle más adelante, y que automatizan el proceso de reajuste cuando ya se tienen datos definitivos.

Automatismos para la imputación de Consumos

En un Parte, cada consumo ha de corresponder a uno de los recursos definidos en la descomposición de la tarea sobre la que se hace el Parte, según la estructura del control.

En un Parte, puede haber recursos no utilizados, o recursos utilizados repetidamente. Pero todos los consumos se cargan a alguno de los recursos establecidos. Por tanto, en la descomposición de cada Tarea deben estar todos los Recursos que se utilizan para ejecutarla. En ocasiones se utiliza, junto a los recursos típicos, un recurso genérico, llamado "Varios" o "Medios auxiliares" donde se cargan los consumos atípicos, y que finalmente se suele expresar como un porcentaje sobre el costo del resto.

Para facilitar el relleno de Partes se ha previsto la posibilidad de crear varios consumos simultáneamente, para cada uno de los recursos seleccionados, y asignar cantidades proporcionales a la cantidad ejecutada de la tarea, de acuerdo a los rendimientos previstos.

Si el recurso es de tipo material, se asociará el consumo al stock correspondiente del almacén.

Todos estos datos que se introducen automáticamente se pueden variar a voluntad caso por caso. En muchos casos son válidos, o cuanto menos sirven de primera referencia de desviaciones en los valores correspondientes.

Funciones de Regularización

Las funciones de regularización tienen como finalidad actuar sobre grupos de consumos cuyos valores se precisa corregir, ya que en su momento se introdujeron valores estimados, o no válidos en definitiva.

Se pueden regularizar los consumos de stock y los consumos de medio.

En ambos casos la regularización actúa en una franja de fechas, afectando a todos los partes con consumos del stock o medio elegido. Cada regularización empieza en el consumo siguiente a la anterior regularización, tomados los consumos en su orden cronológico.

El sistema de regularización implementado es el proporcional, que distribuye entre los consumos implicados:

  • el desajuste en cantidad proporcionalmente a las cantidades.

  • el desajuste en importe proporcionalmente a los importes.

  • el precio en cada consumo será consecuencia de las operaciones anteriores.

Para cada consumo del stock o medio elegido se añade un nuevo consumo de regularización, con los valores indicados.

La regularización establece restricciones sobre la edición de los consumos implicados, para que no se pierda involuntariamente su carácter equilibrador. Entre la fecha de inicio y final de la regularización el programa bloquea la modificación de consumos de stocks o medios regularizados.

Veamos un ejemplo de regularización de stock.

Consideremos el stock de ladrillos de una obra. Supongamos que, después de las compras y de los consumos estimados de un determinado período, debería quedar un remanente de 1000 ladrillos; pero al efectuar un recuento real del almacén sólo quedan 900 ud.

Eso significa que el consumo total real ha sido mayor en 100 ud.

La diferencia de 100 ladrillos, con su importe al precio actual del stock, se debe repartir entre los partes con consumos de ladrillo.

Esto se puede hacer automáticamente a través de una regularización del stock de ladrillo. Como consecuencia de la regularización, en cada uno de los partes en que intervenía el ladrillo se incluirá un nuevo consumo, de regularización, que complementa el inicial, de forma que el resultado conjunto cuadre con los valores comprobados del stock.